Τα έγγραφα τοποθετήθηκαν σε απόλυτη χρονολογική σειρά και έλαβαν τον οριστικό εκδοτικό τους αριθμό, ο οποίος θα συνιστά στο εξής το βασικό αναγνωριστικό του στοιχείο. Στο σύνολο του αρχείου εντοπίζονται και 10 αχρονολόγητα έγγραφα, για ορισμένα από τα οποία έχουμε ορισμένες ενδείξεις πιθανής χρονολόγησης. Αυτά τοποθετήθηκαν στο τέλος της εκδοτικής σειράς, λαμβάνοντας τον αντίστοιχο αριθμό.
Επιπλέον, για κάθε έγγραφο δίδονται κάποια βασικά στοιχεία της ταυτότητάς του: αριθμός φύλλων, διαστάσεις, χαρακτηρισμός αν δηλαδή πρόκειται για πρωτότυπο, αντίγραφο εποχής ή αντίγραφο, καθώς και τόπος και χρόνος σύνταξης του εγγράφου (με βάση το Ιουλιανό ημερολόγιο που τότε ήταν εν χρήσει στις ελληνικές περιοχές). Για το σύνολο των εγγράφων, ακόμη, ελέγχθηκε αν υπήρξαν προγενέστερες εκδόσεις και τίθενται οι αντίστοιχες παραπομπές. Ο έλεγχος πέραν των προφανών εκδόσεων Γενναίου Κολοκοτρώνη και Ιωάννη Θεοφανίδη επεκτάθηκε και στην υπάρχουσα προσιτή βιβλιογραφία.
Σε κάθε έγγραφο προτάσσεται αναλυτικό εισαγωγικό σημείωμα, όπου επιχειρήθηκε καταρχήν να ενταχθεί το έγγραφο στην ιστορική του συνάφεια. Δεν πρόκειται για περιλήψεις των εγγράφων, αφού η γλώσσα και το περιεχόμενο είναι κατά κανόνα κατανοητά στον ενήμερο αναγνώστη αλλά κείμενα που επιχειρηθούν να επισημάνουν ουσιαστικές όψεις των εγγράφων, να επιστήσουν την προσοχή σε σημεία που κρίνονται σημαντικά και να μεταφέρουν ουσιώδεις πληροφορίες για την κατανόηση του περιεχομένου των εγγράφων. Για τον λόγο αυτό έγινε προσπάθεια συσχετισμών συναφών τεκμηρίων, κυρίως εγγράφων που βρίσκονται εντός του παρόντος αρχείου, αλλά και στο μέτρο του δυνατού συσχέτιση με έγγραφα άλλων δημοσιευμένων αρχείων, κατά κύριο λόγο των στενών συνεργατών του Θεόδωρου Κολοκοτρώνη (λ.χ. Νικηταρά και Δημήτριου Κολιόπουλου/Πλαπούτα). Πρόκειται για επιλογή που επιχειρεί ως ένα βαθμό, μέσω των συσχετισμών, να αποκαταστήσει τη σειρά των πραγματολογικών δεδομένων.
Κρίθηκε ακόμη σκόπιμο στα εισαγωγικά κείμενα να γίνεται διασάφηση τω τόπων που μνημονεύονται στα έγγραφα, ενώ παρέχονται στοιχεία για ορισμένα πρόσωπα, τα οποία δεν είναι ευρύτερα γνωστά. Όπου, επίσης, ήταν αναγκαίο συζητήθηκαν και ζητήματα χρονολόγησης του εγγράφου. Τέλος, επιλεκτικά, όπου θεωρήθηκε πως αυτό βοηθά τον αναγνώστη, αξιοποιήθηκε η προσβάσιμη σε εμάς βιβλιογραφία, με την οποία μπορεί το έγγραφο να συνομιλήσει.
Για την καλύτερη προσπέλαση και χρήση όλου του υλικού έχουν συγκροτηθεί εργαλεία ανάγνωσης, βιβλιογραφία, γλωσσάρι, ευρετήρια ονομάτων, τόπων, λέξεων και εννοιών. Ορισμένες διευκρινήσεις για αυτά: Στη βιβλιογραφία περιλαμβάνονται αποκλειστικά οι πλήρεις τίτλοι των μελετών που χρησιμοποιούνται στο έργο για την άντληση πληροφοριών. Στο γλωσσάρι έχουν συγκεντρωθεί οι ερμηνείες λέξεων που ενδεχομένως δεν είναι κατανοητές στο σημερινό αναγνώστη. Στο ευρετήριο των προσώπων έγινε ομογενοποίηση των διαφορετικών εκδοχών των οικογενειακών ονομάτων και παρωνυμίων και επιχειρήθηκε η ταύτιση στην πλειονότητα αυτών.
Στο ευρετήριο τόπων έγινε προσπάθεια εντοπισμού των ονομασιών των οικισμών και των άλλων τοπωνυμίων στο χάρτη, ενώ προστίθεται η σημερινή ονομασία και η διοικητική περιφέρεια στην οποία βρίσκεται το σημείο για να διευκολυνθεί ο αναγνώστης που τυχόν το αναζητήσει. Όλες οι αναφορές γίνονται με βάση τον αριθμό εγγράφου.